Dokumentenmanagement

Jedes Formular in sein Körbchen

Das papierlose Büro ist ein erstrebenswertes Ziel und doch bleibt es ein Mythos. Mit einem guten Dokumentenmanagement können Unternehmen zumindest nahe an das Ideal herankommen. Dafür bedarf es jedoch einer perfekten elektronischen Organisation. Vom ersten Kontakt über die Bestellung bis hin zur Rechnung und möglichen Reklamationen sollte jeder Geschäftsvorgang zur Nachvollziehbarkeit dokumentiert werden. Zudem besitzen alle Unternehmen eine Archivierungspflicht.

Mit dem richtigen Dokumentenmanagement gelingt es Ihnen sofort, auf alle relevanten Daten zuzugreifen. Es genügt die Eingabe der Auftragsnummer oder der Kundennummer und schon stehen alle Informationen zur Verfügung. Wenn alle Daten gut organisiert sind, lassen sich damit auch regelmäßig Statistiken gestalten. So behält jedes Unternehmen einen Überblick über die eigenen Geschäftsprozesse.

Jeder Geschäftsvorgang wird von unterschiedlichen Dokumenten begleitet. Beim Kauf eines Produktes beginnt es mit dem Auftrag, dann folgt der Lieferschein und die Rechnung. Später können Retouren, Beschwerden oder Reparaturen hinzukommen, die ebenfalls über Schriftverkehr laufen. Des Weiteren gibt es Dokumente aus Text- oder Tabellenverarbeitung. Hinzu kommen Bilder, wie gescannte Papiere oder Fotos und Formulare beispielsweise für die Elektronische Datenverarbeitung.

Das Dokumentenmanagement ist ein fließender Prozess, der laufend an die Umfänge angepasst und modernisiert werden muss. Daher ist es wichtig, dass das Dokumentenmanagementsystem mitwachsen kann.

Nutzen Sie deshalb die Dienste von comvendo. Das Business-, Call- und Servicecenter definiert mit Ihnen ein flexibles Dokumentenmanagement. Auf Wunsch speichert und archiviert comvendo die Dokumente in den Datenbanken. Die Kunden haben jederzeit von außen Zugriff auf Ihre wertvollen Unterlagen. Dabei benötigen Sie niemanden, der sich um Pflege, Updates und Erweiterungen kümmert. Das machen die erfahrenen Mitarbeiter in der IT-Abteilung. Der Dienstleister aus Oberhausen hält sich strengstens an die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.